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    O Segredo das Reuniões Produtivas

    Publicado em 10/10/2018

    O típico profissional brasileiro participa de mais de 40 reuniões por mês, segundo estudos da Associação Brasileira de RH.  Aproximadamente 50% do tempo da reunião é desperdiçado e 39% das pessoas que participaram das reuniões perderam o foco durante o encontro. Quer você esteja organizando reuniões ou participando delas, você pode tentar tornar-se mais eficiente nessa habilidade profissional. Imagine os ganhos que você alcançará se se tornar 1% ou 5% melhor nas reuniões ao longo do tempo.

    07  hábitos para reuniões altamente eficazes:

    1.Mande uma pauta com antecedência

    Intenções vagas para ter uma discussão sobre um tópico raramente terminam em de forma produtiva. Comece com uma lista de tópicos a serem discutidos e certifique-se de que o material seja fornecido aos participantes pelo menos um dia antes da reunião. Para obter melhores resultados, forneça informações básicas sobre a pauta para que todos os participantes tenham as mesmas informações.

    E quando você é convidado a participar de uma reunião sem uma pauta? Pergunte: “Você pode me enviar uma pauta da reunião para que eu possa me preparar?”

    Dica: Para reuniões realizadas com frequência, como uma reunião de status semanal em um projeto, você pode economizar tempo criando um modelo de reunião. Depois de colocar isso em prática, preparar uma pauta se torna uma questão de preencher os espaços em branco.

    1. Revise a lista de participantes

    As pessoas na sala de reunião podem aumentar ou diminuir sua eficácia. Eu tenho estado em MUITAS reuniões onde a pessoa chave – um gerente ou executivo – não está presente. Como resultado, nenhuma decisão significativa pode ser tomada.

    Limite o número de pessoas presentes na reunião. O objetivo das reuniões é tomar decisões e realizar o trabalho. Na maior parte, as reuniões não são a melhor maneira de simplesmente compartilhar informações (exceção: as reuniões são úteis para compartilhar informações confidenciais)

    1. Atenção ao relógio

    Observar o relógio é importante para uma reunião eficaz. Quando ninguém se encarrega de administrar o tempo, é fácil tornar-se descuidado e sem foco. Lembre-se – quando as pessoas participam de uma reunião, elas não podem fazer mais nada. Faça o tempo gasto valer a pena!

    Iniciar a reunião a tempo e terminar no horário (ou alguns minutos antes!) aumentará rapidamente sua reputação como pessoa organizada. Se você estiver liderando uma reunião grande ou complexa, considere pedir a um colega para servir como fiscal do tempo.

    1. Preparação de Pontos e Decisões Importantes

    De tempos em tempos, as principais decisões serão discutidas em reuniões. Pode ser uma decisão sobre quais projetos financiar ou quais projetos serão cancelados. Decisões sérias como essa exigem o hábito de pré-instalação. Em essência, você se comunica com as pessoas individualmente antes da reunião sobre a decisão antes que a reunião ocorra. Embora consuma tempo, essa abordagem aumenta suas chances de sucesso (e evita surpresas para outros participantes da reunião).

    1. Tome notas para você mesmo

    Tomar notas em reuniões é uma habilidade essencial, mas muitas vezes fico impressionado com a frequência com que as pessoas esquecem de fazê-lo. A principal razão para fazer anotações em uma reunião é registrar todas as perguntas ou tarefas que foram direcionadas a você.

    1. Faça sollow-up

    A arte e a ciência do acompanhamento são um hábito profissional vital e também são importantes no contexto das reuniões. Quando se trata de encontrar dicas, o acompanhamento em tempo hábil é uma ótima maneira de gerenciar o estresse e causar uma boa impressão nos outros. Para obter os melhores resultados, sugiro fazer follow up (por exemplo, fazer uma ligação telefônica, escrever um e-mail, etc.) no mesmo dia da reunião. Para assuntos muito importantes, anote em seu calendário ou ferramenta de gerenciamento para continuar seguindo até chegar a uma resolução.