Conduzindo feedbacks remotos com a equipe (dicas e técnicas)

Até março de 2020 estávamos todos acostumados a ver os membros da nossa equipe pessoalmente pelo menos algumas vezes por semana e dar feedback a colegas ou subordinados diretos era uma das atividades que costumava exigir um encontro pessoal e gerava sempre algum tipo de insegurança. Pode ser tentador escolher o “caminho mais fácil” e retirar o feedback da sua lista de tarefas, mas evitar o feedback por semanas, meses ou anos é um caminho direto para tornar seu trabalho muito mais difícil. Não deixe que funcionários remotos escapem e sintam que “quem não é visto, não é lembrado”.

Envie mensagens curtas e frequentes e muitas mensagens positivas. Ligue com mais frequência para solicitar mais informações do que o normal. Você provavelmente descobrirá que eles ficarão felizes por você estar iniciando uma comunicação aprimorada. Um bom feedback é o caminho para melhores relacionamentos, melhor desempenho e – acredite ou não – um ambiente de trabalho mais divertido! Confira sete dicas para dominar o feedback remoto:

1. Veja o feedback como sua melhor solução

Em vez de ver o feedback como uma tarefa árdua, veja como o caminho mais rápido para um melhor fluxo de trabalho neste momento. Sua equipe se sentirá mais próxima de você e não tão isolados da empresa. Ser transparente e deixar claro que os está treinando, ajuda. Vocês se apreciarão e respeitarão um ao outro ainda mais. Seus funcionários terão mais chances de pedir ajuda e permanecer na rota para um melhor desempenho.

2. Aumente a quantidade de tempo que você gasta no esclarecimento de metas e prioridades

Em ligações individuais, pergunte aos membros da equipe no que eles estão se concentrando, analise a compreensão de seus objetivos e ajude-os a trabalhar em possíveis prioridades conflitantes. Deixe bem claro quando as metas mudarem e compartilhe novas informações da equipe de gerenciamento sobre o que é importante a cada semana.

Descubra o que está causando atrasos ou problemas e tenha uma conversa aberta sobre como proceder. Se o trabalho deles estiver impactando outros membros da equipe, ajude-os a planejar como se comunicarão mais rapidamente com seus colegas ou ofereça-se para facilitar uma reunião.

3. Acompanhe o que as pessoas estão fazendo

Explore com eles como estão lidando com suas atribuições e ofereça feedback sobre as abordagens. Por exemplo, se eles estão contratando novos fornecedores, pergunte como está indo esse relacionamento, como eles estabeleceram os acordos e como estão gerenciando os contratos. Então, você pode dar algum feedback, tanto positivo quanto de melhoria, sobre os exemplos que eles dão a você e como eles estão se saindo em geral.

4. Peça a eles para contar suas histórias

Pense em uma pergunta de entrevista comportamental que você poderia fazer a um candidato a uma vaga. Peça aos seus funcionários que contem histórias sobre uma situação particular: O que eles fizeram, passo a passo? No caso de funcionários remotos, use essas histórias descritivas como observações de seu comportamento. (Claro, você vai querer ter outros parâmetros de desempenho, incluindo métricas e contribuições de clientes, colegas e outros gerentes.)

5. Ofereça um “bloco” de feedback importante, mas não difícil de implementar

Quando você iniciar o processo de feedback, seja autêntico sobre o que ajudaria vocês dois a trabalhar em direção a objetivos comuns e explique como a abordagem atual de seu funcionário impactou esses objetivos. Por exemplo, você pode dizer: “Quando você não consegue enviar orçamentos aos clientes imediatamente, estamos descobrindo que eles estão entrando em contato com nosso concorrente, X.” Em seguida, faça uma sugestão positiva sobre o que o funcionário pode fazer para implementar a mudança e peça também as sugestões dele.

6. Criar e manter a confiança

Como você não vê os membros da sua equipe pessoalmente e não tem contato visual ou conversas informais frequentes, é importante ligar para eles com mais frequência, a fim de construir e manter relacionamento pessoal. Sempre que possível, comece a bater um papo e pergunte como eles estão em geral. Ouça, seja autêntico e compartilhe um pouco sobre sua própria vida. Essa abordagem ajuda a compensar a falta de comunicação face a face quando chega a hora de dar feedback. Você pode perceber que isso requer um pouco mais de atenção do que quando você conversa com as pessoas no corredor no dia a dia, mas a confiança que você construir valerá a pena.

7. Peça regularmente feedback de cada um de seus colegas remotos

Reserve tempo para solicitar feedback de seus funcionários e diga a eles que você valoriza suas sugestões. Ao receber o feedback deles, fique quieto se sentir uma de atitude defensiva. Comece agradecendo pelo feedback e reconheça que é um ponto importante. Se você não consegue pensar em como ou por que implementar o feedback deles (o que é improvável), diga a eles que deseja pensar sobre isso e apresente algumas ideias sobre como implementá-lo antes de sua próxima reunião. Evite uma resposta rápida que prejudique sua confiança mútua.