Em todas as indústrias, o ano de 2020 ficou marcado por uma novidade: uma migração quase total de eventos presenciais como feiras, seminários e palestras do formato presencial para o online. Depois de tantas lives e reuniões usando plataformas digitais em que perguntamos o tempo todo se “vocês estão enxergando a minha tela?” ou ouvimos que “seu microfone está desligado!”, já adquirimos uma certa experiência para organizá-los de forma mais eficiente. Veja algumas dicas:

Esquematize a Logística

Observe a duração do seu evento e divida-o em início, meio e fim. Dependendo de qual é o seu objetivo geral, defina o plano para o evento. Algumas ideias podem incluir um tour virtual por uma planta de produção ou uma visão dos laboratórios. Cada parte do evento deve ser envolvente para os espectadores. Ao contrário de um evento pessoal, você não precisa de tempo para conversar ou fazer networking. Seja cuidadoso, seja conciso e lembre-se dos espectadores.

Promova algum incentivo

Ofereça algo a todos que aderirem ao evento online como um voucher para algum serviço. Se você promover isso com antecedência, aumentará o número de espectadores e também ajudará a impulsionar os contatos após o evento. Você também pode criar um concurso ou sorteio mais significativo que pode promover e, em seguida, anunciar um vencedor durante o evento.

Dicas e truques para um evento virtual perfeito

Um evento virtual envolve tecnologia, por isso é importante estar preparado. Aqui estão apenas alguns conselhos que o ajudarão a garantir que seu evento ocorra sem problemas.

Atenha-se ao plano (com flexibilidade) - É ao vivo, então você pode sair um pouco do roteiro, mas, em geral, se seguir seu plano, você se sentirá mais preparado e sua confiança impactará o público.

Use um tripé e um microfone - Nada é mais frustrante do que áudio ou vídeo ruins quando você está tentando assistir algo virtualmente. Invista em alguns equipamentos e teste-os com antecedência.

Certifique-se de que a iluminação está boa - Você quer que as pessoas vejam o que você está mostrando a elas.

Certifique-se de que a largura de banda da internet é suficiente - você depende da capacidade de transmitir seu evento. Certifique-se de que sua conexão seja confiável.

Certifique-se de que o background reflete a sua marca - Mostre aos espectadores o que você deseja que eles vejam. Se o seu banner institucional ou a missão da empresa não se adequam ao espaço de onde você estará transmitindo, há programas simples para criar fundos virtuais com sua logomarca ou slogan.

Interaja com os espectadores - Finja que está na mesma sala que eles. Cumprimente as pessoas que entram no link, incentive perguntas, responda a comentários, etc.

Faça backup – Conte com alguém para gravar o evento e ajudar com os aspectos técnicos ou qualquer problema que possa surgir. Isso também inclui equipamentos de backup (computador, telefone, etc.).